Etikettarkiv: AI

Sparar 4 miljoner per år på automatiserad hantering

Eva Kongshöj, vd på Bitoreq.
Eva Kongshöj, vd på Bitoreq.

Strängnäs kommun har med hjälp av automatisering lyckats spara två tredjedelar av arbetet kring ekonomiskt bistånd. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och hjälpa dem till ett självständigt liv i arbete.

Strängnäs kommun identifierade 2018 ett ökat behov att få fler invånare i arbete, då utanförskapet för invånare som uppbär ekonomiskt bistånd är stort och innebär höga kostnader för skattebetalarna. För att lyckas med detta skulle socialsekreterarna behöva ta en ännu mer aktiv roll genom hela processen att få folk i varaktigt arbete. Detta var inte möjligt med en traditionell manuell handläggning. Således behövde man förbättra arbetssättet för att skapa tid.
Genom ett flertal workshops och studiebesök hos andra kommuner, kom Strängnäs kommun fram till att det går att automatisera mycket av processen för ekonomiskt bistånd. I januari 2019 påbörjades därför ett automatiseringsprojekt tillsammans med Bitoreq. I augusti samma år blev den sista releasen klar och hela lösningen därmed implementerad.
– Bitoreq levererade inte det vi bad om utan att först förstå behovet. På så sätt har lösningen hela tiden utvecklats längs med vägen. Jag har jobbat inom IT länge, men detta är en av de få gångerna där man verkligen har varit agila. Totalen blev bättre än alla hade tänkt, säger Frédéric Rambaud, digital strateg på Strängnäs kommun.

Minskat arbetet med två tredjedelar
Idag har Strängnäs kommun lyckats spara ungefär två tredjedelar av arbetet kring ekonomiskt bistånd. Denna tid kan nu istället läggas på att träffa invånarna och hjälpa dem till ett självständigt liv i arbete. Det är fortfarande socialsekreterarna som fattar beslut, men underlaget tas fram av datorn.
– Handläggarna som har studerat socialt arbete i fyra år får nu mer tid att träffa invånarna istället för att sitta framför datorn. Genom att hjälpa klienter till verkligt arbete beräknar vi kunna spara fyra miljoner om året, säger Frédéric Rambaud.
– Denna lösning finns och har varit i drift i över ett år. Vi ser till att förstå våra kunders behov och levererar det de behöver. Vi finns till för dem i alla faser, både när det gäller strategiskt, taktiskt och operativt arbete och vi har den erfarenhet och kompetens som krävs. Med oss är det tryggt att automatisera, säger Eva Kongshöj, vd på Bitoreq.

Klicka här för att läsa om vår automatiserade lösning för hantering av ekonomiskt bistånd/försörjningsstöd

Bitoreq

Bitoreq startades 2016 av dess nuvarande vd med drivkraften att frigöra tid till mer värdeskapande arbetsuppgifter. Tillsammans med våra kunder tillvaratar vi digitaliseringens och automatiseringens möjligheter. Bitoreq leder den digitala omställningen från dagens miljö till Digitalisering, Robotic Process Automation, RPA, och Artificiell Intelligens, AI. Vi bidrar med teknisk utveckling, ledarskap och utbildning och har gedigen erfarenhet, och certifierad kompetens, inom digitalisering, automatisering, utveckling och ledarskap.

www.bitoreq.se

Mölndal först med VR-träning mot hot och våld

Ingrid Irekvist och Ann-Britt Uddgren är enhetschefer på SAF i Mölndal och engagerade i VR-projektet. Ingrid bär utrustningen som den som VR-tränar har på sig och på skärmen syns den virtuella receptionsmiljön. Foto: Mathias Bergeld / BILDBYRÅN
Ingrid Irekvist och Ann-Britt Uddgren är enhetschefer på SAF i Mölndal och engagerade i VR-projektet. Ingrid bär utrustningen som den som VR-tränar har på sig och på skärmen syns den virtuella receptionsmiljön. Foto: Mathias Bergeld / BILDBYRÅN
Hotfulla situationer blir allt vanligare i socialtjänstens vardag. I Mölndal utbildas personalen med VR-teknik (virtual reality) för att lära sig bemöta aggressiva klienter. Och det är Mölndal först i världen med!

– Väldigt roligt att vara pionjärer, säger Ann-Britt Uddgren som är enhetschef på social- och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF) i Mölndal och projekt­ledare för VR-arbetet.
Hon är en av dem som varit med och utformat den hotfulle ”Peter”, huvud­figur i Mölndals första träningsscenario, som utspelar sig i receptionen. Peter är arg för att han inte fått sitt försörjningsstöd och nu vill han träffa sin hand­läggare, ”min soc” som han själv uttrycker det. Han är stor och stark, tränger sig förbi i kön och är aggressiv.
I VR-miljön är den arge mannen ”bara” en datoranimerad visualisering. Men hotet upplevs som mycket påtagligt.

Självkännedom viktigt
– Det är mycket realistiskt, man känner hur pulsen höjs, säger Ann-Britt Uddgren.
När vi gästar SAF har det bara gått två veckor sedan en förargad besökare slog sönder en skrivare. Kaffeautomater har slagits sönder också, och verbala hot är inte ovanliga.
Konflikthantering handlar mycket om att bli medveten om sina egna reak­tioner och kunna kontrollera dem. Teoretiska kunskaper i all ära, men i en stressad situation kan allt man lärt sig vara som bortblåst.
Praktisk övning i ett ”nästan skarpt” läge kan ge en helt annan trygghet. Med en interaktiv VR-simulator kan man träna på att hantera samma hotfulla situation flera gånger om och pröva olika vägar för att hitta rätt.
Pulsen mäts under träningen och möjligheten att upprepa träningen är viktig.

Var med och skapa bästa möjliga Mölndal! Klicka här för lediga tjänster

Anders Toresson, utvecklings­ledare på SAF i Mölndal.
Anders Toresson, utvecklings­ledare på SAF i Mölndal.
Alla får träna
Hittills har en handfull personer på SAF fått testa VR-verktyget D-escalator (avtrappning). Med start i höst ska samtliga cirka 250 anställda få minst ett ”träningspass”.
– Ett pass tar bara ungefär fem minuter, men det är också viktigt med introduktionen före och diskussionerna efteråt, berättar Anders Toresson, utvecklingsledare på SAF.
Under eftersnacket fångas obehagskänslor upp:
– Ofta vet man inte i förväg hur man kommer att reagera. Du tror kanske att du är modig och att du kommer att säga rätt saker, men när man hamnar i en hotfull situation är det lätt att bli liten och rädd, säger Ann-Britt Uddgren.

Diskussion ger lärande
– Förhoppningen är att hela arbetsgrupper ska träna ihop, eller nästan samtidigt, så man kan diskutera sina upplevelser och jobba vidare med dem i arbetsgruppen, säger enhetschef Ingrid Irekvist.
Ett andra övningsscenario håller nu på att tas fram i Mölndal. Då handlar det om ett hembesök som skulle kunna utvecklas till en hotfull situation.
– En orosanmälan är gjord för att ett barn far illa. En kvinna öppnar dörren, låter dig motvilligt följa med in, man ser en massa flaskor – och en uppretad man. Där börjar agerandet, berättar Anders Toresson.
– Vi hoppas kunna visa upp hembesöksscenariot på Mötesplats IFO i Göteborg i november, säger Ann-Britt Uddgren.

Behåll lugnet!
Målet med VR-träningen är förstås att undvika våld och hot och att få en så säker arbetsplats som möjligt, där man bara i undantagsfall tvingas kalla på väktare. Och det är inte bara medarbetarna som ska lära sig mer genom VR-projektet. Även de hotfulla figurerna – avatarerna – ska bli alltmer sofistikerade ju mer de används, med hjälp av så kallad artificiell intelligens (AI).
Rent generellt, vad ska man främst tänka på för att undvika upptrappning av en hotfull situation?
– Viktigast är att behålla lugnet, så man har tillgång till sin tankeverksamhet, annars är det svårt att fatta kloka beslut, säger Ingrid Irekvist.
Ann-Britt Uddgren instämmer:
– Man ska inte konfrontera personen, utan hålla sig lugn och vänlig.

Säkerhetsarbete i flera delar
Utbildning i säkerhet har länge varit prioriterat på SAF i Mölndal, men arbetet har intensifierats de senaste två åren genom ett samarbete med beteendevetaren Maria Bauer, som senast i våras föreläste för medarbetarna om sekundär traumatisering, och företaget Framvik. (Se faktaruta.)
Förutom det unika VR-projektet har förvaltningen idag en mer genomtänkt säkerhetsplanering överlag, med bland annat väggfasta datorer och separata entréer för personal och be­sökare samt särskilda besöksrum på bottenvåningen.

Var med och skapa bästa möjliga Mölndal! Klicka här för lediga tjänster

Om VR-verktyget
I år börjar social- och arbetsmarknadsförvaltningen i Mölndal att med hjälp av VR-teknik utbilda sina medarbetare i att hantera hotfulla situationer. Syftet är att förbättra arbetsmiljön och ge medarbetarna övning i att hantera konfliktsituationer på ett sätt som gör att risken för hot och våld minimeras.
VR-verktyget heter D-escalator och har tagits fram av företaget Framvik Produktion. Bakom företaget står beteendevetaren Maria Bauer, en av Sveriges mest erfarna utbildare inom konflikthantering, och socionomen och kriminologen Axel Fors. Utvecklingsarbetet får ekonomiskt stöd från innovationsmyndigheten Vinnova.

Social- och arbetsmarknadsförvaltningen i Mölndal
På social- och arbetsmarknadsförvaltningen (SAF) i Mölndal arbetar cirka 200 socionomer inom två verksamhetsområden, IFO (individ- och familjeomsorg) och AFE (arbetsmarknad, försörjningsstöd och etablering).

Inom AFE-området pågår ett stort förändringsarbete som syftar till att ge bättre och mer individuellt anpassade insatser till den som sökt försörjningsstöd, så att personen ska kunna ta viktiga steg mot självständighet och egen försörjning. Centrala nycklar i omställningen är digitaliseringen av ansökan och automatisering av handläggningen. Det blir smidigare för den sökande och dyrbar arbetstid frigörs – tid som istället kommer att kunna läggas på mötet med klienten.

Även inom IFO-området används digitalisering för att möta framtiden – ett aktuellt exempel som är på gång är taligenkänning för utredande social­sekreterare. När det gäller barnavården har ett utvecklingsarbete bedrivits under de senaste åren som gett gott resultat. Barnavården i Mölndal är idag av god kvalitet med bättre rättssäkerhet och stark tonvikt på att barnen själva ska vara delaktiga. En viktig del är metoden signs of safety som man har arbetat utifrån under ett par år och som medarbetare från SAF numera utbildar andra i. Och genom deltagande i forskningsprojektet ”Förälder på avstånd” fortsätter arbetet med att stärka nät­verket kring utsatta barn.

Södra Ågatan 4, Mölndal
Tel: 031-315 10 00

Kontaktperson:
Maria Lyréus, kvalitetschef
E-post: maria.lyreus@molndal.se
www.molndal.se