AI-transkribering frigör tid för socialt arbete
Forskning visar att socialsekreterare ofta lägger drygt hälften av sin arbetstid på dokumentation. När socialtjänsten i Helsingborgs stad för två år sedan bestämde sig för att använda AI för att avlasta socialsekreterarna var det därför naturligt för dem att testa AI för just transkribering av klientmöten. Det har resulterat i minskad administration och förbättrad kvalitet i mötet mellan socialsekreterare och klient.
Sedan lång tid tillbaka har det varit ett problem för socialsekreterarna i Helsingborgs stad att hinna med att dokumentera. Det var snarare en regel än ett undantag att man låg efter i dokumentationen, vilket skapade stress och en känsla av otillräcklighet. Med förhoppningen om att kunna minska dokumentationstiden och frigöra mer tid till socialt arbete inleddes socialtjänstens AI-satsning med ett pilotprojekt 2024.
– Vi inledde satsningen med att tjugo socialsekreterare fick pilottesta en AI-tjänst för transkribering av klientmöten. Med AI-verktyget behöver socialsekreteraren vare sig ha med sig dator eller papper och penna till klientmöten eftersom AI:n spelar in och därefter transkriberar och strukturerar dokumentationen, säger Marie Cederberg, tidigare socialsekreterare och numera teamledare i socialtjänsten i Helsingborg stad.
”Samtalskvaliteten höjs när socialsekreteraren kan vara helt närvarande i stunden och verkligen lyssna in klienten.”
Bättre klientmöten med ökad närvaro
Den största fördelen med AI-transkribering är, enligt Marie Cederberg, att det frigör tid för socialt arbete. Mycket av den tid som tidigare lagts på dokumentation kan nu ägnas åt klientnära arbete. Under hösten har Helsingborgs stad introducerat AI-verktyget på en enhet med 20 socialsekreterare. Målet är att på sikt implementera verktyget på samtliga enheter som arbetar med barn- och vuxenutredningar.
– Många socialsekreterare upplever också att klientmötet blir bättre. Samtalskvaliteten höjs när socialsekreteraren kan vara helt närvarande i stunden och verkligen lyssna in klienten utan att behöva tänka på dokumentationen. För klienten innebär det ofta att hen känner sig tryggare när socialsekreteraren inte har en dator framför sig eller ett block och penna i knät, säger Marie Cederberg.
Helsingborgs stad har tidigare testat ett taligenkänningsverktyg som visserligen fungerade relativt bra, men AI-verktyget erbjuder socialsekreterarna ett mer aktivt stöd eftersom det kan skapa hela meningar och sammanfatta klientsamtalet i en sammanhållen text.
– Men det är obligatoriskt att socialsekreteraren alltid granskar AI-dokumentationen eftersom AI:n inte får lov att dra slutsatser eller göra rekommendationer i ett ärende. Att granska och korrigera texten är dock betydligt mindre tidskrävande än att hantera hela dokumentationen själv, säger Marie Cederberg.
Lägg tid på att instruera AI-verktyget
Hennes råd till andra socialtjänster som vill prova AI-verktyg är att inte ha en övertro på teknologin. AI-transkriberingsverktyget som Helsingborgs stad använder bidrar till bättre möten mellan klient och socialsekreterare, men verktyget har sina begränsningar.
Marie Cederberg betonar vikten av att ha en person som har övergripande ansvar för att stötta personal i att börja använda verktyget. Det är lätt att gå tillbaka i ”gamla hjulspår” och göra som man alltid har gjort. Finns det någon utifrån som stöttar och engagerar är det lättare att ändra arbetssätt.
– Ge medarbetarna den tid de behöver för att inkludera AI i sitt dagliga arbete. Var inställd på att lägga lite tid, framför allt i början, på att prompta, det vill säga instruera AI-verktyget. Hos oss pågår exempelvis för närvarande arbetet med att skapa digitala samtalsmallar för dokumentation av olika typer av klientsamtal, säger Marie Cederberg.
