Nässjö förenklar med digitalt processtöd

Strömmen av ensamkommande flyktingbarn blottlade brister i många kommuner – ärendeflödet blev allt högre och personalen räckte inte till. Nässjö var inget undantag. Under hösten 2015 bestämde sig socialtjänstens myndighetsutövning för att utforma en handlingsplan som syftade till att förbättra arbetsmiljön och förenkla arbetet för handläggarna.
– Det var många aspekter som behövde ses över och stabiliseras. Bland annat anställde vi administrativt stöd, förstärkte personalstyrkan, såg över vår möteskultur och tog fram ett digitalt processtöd. Det ska vara lätt att göra rätt, understryker Angelica Florin, enhetschef för socialförvaltningen i Nässjö.

Utmärkt resultat
Josefin Axelsson, systemadministratör och socionom, ledde förändringsarbetet tillsammans med förvaltningens logistiker Lisa Johnsson.
– Grunden lades genom intervjuer med medarbetarna som identifierade vilka problem som fanns i arbetet. Tillsammans med en medarbetargrupp visualiserades vår optimala handläggningsprocess. Sedan gjordes en översyn av befintliga rutiner och de som saknades togs fram. Under resans gång fick alla medarbetare vid flera tillfällen möjlighet att tycka till och kvalitetssäkra resultatet. Vi har nu skapat ett modernt stöd med visualiserade processer i och klickbara länkar till relevant information, blanketter och checklistor. Handläggarna når detta enkelt från vårt dokumentationssystem Treserva. Resultatet har blivit väldigt bra, men det är viktigt att fortsätta att arbeta aktivt för att resultatet ska bestå, framhåller Josefin.

Mer tid för klienterna
Socialsekreteraren Johanna Blomqvist var en av deltagarna i arbetsgruppen och har varit aktivt engagerad i att utforma det nya arbetsflödet.
– Målet är alltid att ha så hög kvalitet som möjligt och att åtgärderna ska gå att omsätta i praktiken. För att det ska gå att uppnå behöver vi ha en verksamhet där alla utgår från samma processer i samma arbetsflöde och det är vinsten med det nya processtödet. Det leder till att vi får mer tid och energi för klienterna, avslutar Johanna.