Nässjö förenklar med digitalt processtöd

Presentation

Angelica Florin, Johanna Blomqvist och Josefin Axelsson på socialförvaltningen i Nässjö. Foto: Daniel Wiktorsson
Angelica Florin, Johanna Blomqvist och Josefin Axelsson på socialförvaltningen i Nässjö. Foto: Daniel Wiktorsson
De senaste åren har inneburit stora utmaningar för många socialförvaltningar i Sverige. I Nässjö utgjorde dock prövningarna startskottet för en effektivare verksamhet och bättre arbetsmiljö, bland annat genom ett nytt digitalt processtöd.

Strömmen av ensamkommande flyktingbarn blottlade brister i många kommuner – ärendeflödet blev allt högre och personalen räckte inte till. Nässjö var inget undantag. Under hösten 2015 bestämde sig socialtjänstens myndighetsutövning för att utforma en handlingsplan som syftade till att förbättra arbetsmiljön och förenkla arbetet för handläggarna.
– Det var många aspekter som behövde ses över och stabiliseras. Bland annat anställde vi administrativt stöd, förstärkte personalstyrkan, såg över vår möteskultur och tog fram ett digitalt processtöd. Det ska vara lätt att göra rätt, understryker Angelica Florin, enhetschef för socialförvaltningen i Nässjö.

Utmärkt resultat
Josefin Axelsson, systemadministratör och socionom, ledde förändringsarbetet tillsammans med förvaltningens logistiker Lisa Johnsson.
– Grunden lades genom intervjuer med medarbetarna som identifierade vilka problem som fanns i arbetet. Tillsammans med en medarbetargrupp visualiserades vår optimala handläggningsprocess. Sedan gjordes en översyn av befintliga rutiner och de som saknades togs fram. Under resans gång fick alla medarbetare vid flera tillfällen möjlighet att tycka till och kvalitetssäkra resultatet. Vi har nu skapat ett modernt stöd med visualiserade processer i och klickbara länkar till relevant information, blanketter och checklistor. Handläggarna når detta enkelt från vårt dokumentationssystem Treserva. Resultatet har blivit väldigt bra, men det är viktigt att fortsätta att arbeta aktivt för att resultatet ska bestå, framhåller Josefin.

Mer tid för klienterna
Socialsekreteraren Johanna Blomqvist var en av deltagarna i arbetsgruppen och har varit aktivt engagerad i att utforma det nya arbetsflödet.
– Målet är alltid att ha så hög kvalitet som möjligt och att åtgärderna ska gå att omsätta i praktiken. För att det ska gå att uppnå behöver vi ha en verksamhet där alla utgår från samma processer i samma arbetsflöde och det är vinsten med det nya processtödet. Det leder till att vi får mer tid och energi för klienterna, avslutar Johanna.

Socialförvaltningen i Nässjö kommun
Socialförvaltningen i Nässjö kommun har cirka 1 200 medarbetare och är uppdelad i myndighetsutövning och verkställighet. Inom myndighetsutövningen arbetar cirka 95 personer. Medarbetarna är vår viktigaste resurs. Ständiga förbättringar är ett ledord i att nå vårt motto ”Vi ger stöd till bättre liv med god kvalitet vid varje möte”.

Kontakt:
Avdelningschef Jon Rydholm

Socialförvaltningen
Nässjö kommun
571 80 Nässjö
Tel: 0380-51 85 40
Vxl: 0380-51 80 00
E-post: socialforvaltningen@nassjo.se
www.nassjo.se
Följ kommunen i sociala medier, @nassjokommun

www.nassjo.se

Publicerad: 01 februari, 2017