Introduktionsprogram ger nyanställda en trygg start

Presentation

Nina Lindén, Maria Berg och Karla Ortega vid socialförvaltningen i Malmö stad. Foto: Caroline L Jacobsen
Nina Lindén, Maria Berg och Karla Ortega vid socialförvaltningen i Malmö stad. Foto: Caroline L Jacobsen
I Malmö erbjuds alla nyanställda socialsekreterare ett introduktionsprogram som löper över två år.
– Vi vill ge alla våra nya medarbetare en likvärdig introduktion och trygg start i yrket, säger Karla Ortega, samordnare för introduktionsprogrammet vid socialförvaltningen.

För ett antal år sedan var det mycket hårt tryck på socialtjänsten i Malmö vilket resulterade i att många socialsekreterare slutade eller sökte sig till tjänster utanför staden. Sedan dess har det hänt en hel del. Förvaltningen har arbetat hårt för att skapa en bättre arbetsmiljö för sina medarbetare.
– Introduktionsprogrammet är en av många åtgärder som gjorts i syfte att både locka tillbaka före detta medarbetare och attrahera nya. Numera får alla nyanställda socialsekreterare, oavsett enhet, en introduktionsplan som går ut på att man i lugn och ro ska lära sig sitt arbete under två år. I grunden ligger ett gediget förarbete där man tillsammans med fackliga representanter och erfarna kollegor utarbetat en plan för vad som behövs för att locka socionomer till stadens socialförvaltning, berättar Karla Ortega som tillsammans med Nina Lindén är samordnare för introduktionsprogrammet.
Karla och Nina som båda är socionomer i botten, började sina nya tjänster som samordnare 2017.
– Det första vi gjorde var att skapa ett nätverk av introduktörer. Det är de som tar hand om alla nyanställda ute på enheterna och utarbetar individuella introduktionsplaner för varje medarbetare och har en nyckelroll i programmet, berättar Nina.

Föreläsningar
Parallellt med det arbetet utformades ett gediget föreläsningsprogram.
– Vi har skapat en resursbank av föreläsare som främst består av erfarna medarbetare från den egna organisationen, dels av externa föreläsare från andra myndigheter.
Introduktionsprogrammet är uppbyggt i fyra teman. Tre av blocken: Välkommen till Malmö stad, Tjänsteperson och Samverkan vänder sig till alla medarbetare, medan det fjärde blocket är verksamhetsspecifikt och erbjuder mer riktade föreläsningar beroende på inom vilken enhet man har sin anställning.
– Programmet är flexibelt; beroende på kompetens och tidigare erfarenheter kan man plocka ihop det som behövs, och det är här introduktörerna kommer in. Medan vi samordnare fungerar som spindlar i nätet och organiserar alla centralt anordnade föreläsningar, stöttar introduktörerna medarbetarna i den nya yrkesrollen och i själva implementeringen av de nya kunskaperna, förklarar Karla.

Smörgåsbord
Maria Berg är introduktör på socialtjänst norr i Malmö, en av stadens fem socialtjänstavdelningar.
– Min roll är att tillsammans med närmsta chef göra en plan för vad som krävs för fortbildning för att de ska komma in i arbetet på ett bra sätt. Vissa behöver gå på allt medan andra plockar en del. Föreläsningarna är som ett smörgåsbord där man plockar föreläsningar beroende på behov.
Introduktionen spänner över två år där den som går på samtliga föreläsningar kan ägna 25 dagar åt fortbildning på arbetstid.
– Programmet är ett sätt att rusta våra nya medarbetare så att de på bästa sätt ska kunna serva stadens medborgare som har behov av våra tjänster, säger Maria.
Nina nickar instämmande.
– Syftet är också att ge alla nyanställda en trygghet och förvissning om att de inte förväntas kunna allt. De första två åren lotsas de in i yrket med hjälp av olika fortbildningar och stöd av dedikerad personal.

Under utveckling
Programmet utvärderas kontinuerligt och så här långt visar enkäterna att introduktionen tagits väl emot.
– Många uppger att det känns lyxigt med introduktionsplanen, vilket är roligt. Ett viktigt syfte med hela programmet är att man som medarbetare ska känna sig sedd och uppskattad, säger Maria.
Introduktionen är under ständig utveckling och i nästa steg ska även erfarna medarbetare erbjudas kompetensutveckling inom ramen för programmet.
– Vi flyttar inom kort in i nya lokaler och kan då samla alla föreläsningar på Kompetenscenter ASF. Vår förhoppning är att centret ska bli en viktig del av verksamheten och bidra både till att socionomer söker sig till vår stad och till att våra erfarna medarbetare väljer att stanna kvar, avslutar Nina.


Partsgemensamt förändrings­arbete lyckades vända negativ trend

För ungefär tre år sedan konstaterade Malmö stad att arbetsmiljön för socialsekreterare inte var bra. Det blev starten för ett gediget förändringsarbete som lett till lägre personalomsättning, högre chefstäthet och en socialförvaltning som andas framtidstro.

2015 genomförde Arbetsmiljöverket en inspektion av socialtjänsten i Malmö. Inspektionen mynnade ut i en kravlista där en viktig punkt var att arbetsmiljön måste kartläggas av en oberoende sakkunnig. Det fick Hanna Ljungberg, huvudskyddsombud för Akademikerförbundet SSR i Malmö stad, att ta kontakt med Malmö högskola, vilket blev början på ett givande samarbete.
I maj 2016 fyllde alla socialsekreterare och första linjens chefer i COPSOQ, en forskningsbaserad enkät som används för studier av psykosocial arbetsmiljö. Resultatet mynnade sedan ut i en konkret handlingsplan för hela verksamheten.
– Chefstäthet var ett av flera viktiga fokusområden, och idag har vi en målsättning om att ha max 16 medarbetare per chef, berättar Annika Andersson, HR-chef.
Rekrytering och bättre introduktion av nyanställda var andra viktiga frågor som betades av, en efter en.
– Vi har också anställt administrativt stöd på vissa avdelningar så att medarbetarna ska kunna ägna sig åt kärnuppdraget och slippa administrativa stressmoment.

Nära samarbete
En viktig grund i förbättringsarbetet var att arbetsgivaren och facken arbetade tillsammans och stor vikt lades på delaktighet.
– Att arbetsmiljöarbetet utgick från forskning hjälpte oss säkerställa att vi arbetade med rätt frågor på rätt nivå. Det gav även en viktig signal till verksamheten om att situationen togs på allvar och att vi verkligen ville göra skillnad, säger Hanna.
Våren 2017 gjordes en ny COPSOQ-mätning som visar att man lyckats vända utvecklingen.
– I den kan man skönja en försiktig rörelse i rätt riktning på övergripande nivå. Men det finns fortfarande delar där vi behöver göra mer, säger Hanna.
– Vi har lagt en bra grund, där vissa saker som till exempel ledartäthet är i mål, på andra områden återstår en del arbete. Vi tar ett litet steg i taget, och med tiden blir det stora förflyttningar i rätt riktning, fastslår Annika.

Kristina Adio, Ulrika Lindholm, Hanna Ljungberg och Annika Andersson. Foto: Caroline L Jacobsen
Kristina Adio, Ulrika Lindholm, Hanna Ljungberg och Annika Andersson. Foto: Caroline L Jacobsen

Ett jobb som mitt i allt det svåra även skänker lycka och glädje

Arbetet med att förbättra arbetsmiljön inom socialförvaltningen i Malmö sker på flera plan. Chefsförtätningen har bland annat lett till mindre arbetsgrupper som skapat både närmare kollegiala samarbeten och tryggare medarbetare.

– Tack vare att vi fått en egen sektionschef har vi fått ett mer nära ledarskap som finns till hands och kan ta snabba beslut när det behövs. Något som också skapat större trygghet bland oss i gruppen, säger Ulrika Lindholm, social­sekreterare på ungdomsgruppen, Social­tjänst Väster i Malmö.
För hennes del har det övergripande arbetet med arbetsmiljön lett till ett uppdrag som skyddsombud.
Även för Kristina Adio har förändringsarbetet fört med sig en ny roll.
– Jag arbetade tidigare som socialsekreterare här på Socialtjänst Väster. Sedan augusti 2016 har jag en tjänst som sektionschef här på enheten.
Hon berättar att arbetsmiljön under de tio år hon arbetat inom socialtjänsten i Malmö visserligen lämnat en del i övrigt att önska, men att det alltid har funnits en bra kärna i verksamheten.
– Jag har genomgående haft bra chefer och kollegor som gett mig den trygghet jag behöver för att jag ska orka och göra ett så bra jobb som möjligt. Det, i kombination med ständigt nya utmaningar, har fått mig att utvecklas både som människa och yrkesperson.

Gör skillnad
Ulrika berättar att hon i början av sin studietid inte hade en tanke på att arbeta inom socialtjänsten.
– Då hade jag medias bild av verksamheten, en bild som inte alltid är så positiv. Sedan var jag kandidat i mottaget här på Väster och bytte åsikt helt och hållet. När jag såg vad som hände bakom dörrarna när man träffade människor insåg jag att detta är en verksamhet där jag kan göra något, få ständigt nya utmaningar och utvecklas.
Sedan dess har det gått två år. Ulrika är idag fast anställd och stortrivs med arbetet och sin arbetsgrupp.
– Väster är en väldigt bra arbetsplats där kollegorna också har blivit mina nära vänner. Visst, jag möter mycket svåra saker i mitt arbete, men jag är aldrig ensam och kan faktiskt åstadkomma förändring i allt det här svåra. Det är ett viktigt men oerhört roligt och givande jobb, där mötena med människorna jag har till uppgift att hjälpa skänker mycket lycka och glädje.

Arbetsmarknads- och socialförvaltningen i Malmö stad
Inom Arbetsmarknads- och socialförvaltningen i Malmö stad är vi cirka 2 500 medarbetare som arbetar med arbetsmarknadsfrågor, socialtjänst och socialt arbete, lokalt geografiskt utvecklingsarbete och trygghetsfrågor. Tillsammans formar och utvecklar vi en verksamhet som svarar upp mot de utmaningar och möjligheter Malmö stad står inför, nu och i framtiden.

Malmö stad
205 80 Malmö
Tel: 040-34 10 00
www.malmo.se

www.malmo.se

Publicerad: 31 januari, 2018